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随着企业信息化建设的深入, 企业对内容管理的需求正逐步升温。如果你还没有使用单源发布(Single Source Publishing)软件来管理内容,那么你将错失以下优势:

•效率:在一个位置快速生成针对不同用户的多种格式的内容。

•扩展:轻松管理不断增加的多用途、多格式、多语言内容。

•质量:编辑一个主源文件将会自动更新所有输出的内容,减少出错率。

•低成本:只需更新一个主源文件,无需更新数百个不同格式的文档,大大节省了时间和金钱。

什么是单源发布?

单源发布是一种内容管理理念,它可以在一次创建内容之后多次发布不同格式的内容。你可以自定义内容在不同渠道的显示方式,并且为不同类型的读者设定不同的内容。

将所有内容保存在一个主源文件中可以节省大量时间。你可以从主源文件轻松生成所有内容,而无需为要发布的每个格式单独创建内容。你要做的只是决定内容的显示方式和需要包含的内容,仅此而已。

如何进行单源发布?

设想一下,如果你正在撰写一份销售报告,并且希望印刷版和网络版的内容略有不同,你还希望不同类型的客户阅读不同的信息。

使用单源发布软件,你可以在一个地方(主源文件)编辑所有内容。然后,你需要 “标记” 哪些内容适用于哪些输出方式和哪些读者。当你为某段内容做标签时,就相当于告诉软件这些内容应该在哪里显示。

编辑完内容和标签后,还需要进行输出。通过使用标签,软件将为读者自动生成正确格式的内容。这样就无需为不同读者编写新的内容或制作不同格式的多个版本。

对内容管理有什么帮助?

再比如,你的公司在纽约、伦敦和上海设有办事处。公司刚刚上线了一个新的人力资源(HR)系统,并使用传统的文字处理软件为其编写了用户手册。

你发现由于各地的劳动法不同,因此三个办公室使用该系统的方式稍微不同。于是,你为每个办公室编写了略微不同的用户手册。现在有三种不同的版本。

然后,你又发现管理人员和员工使用 HR 系统的方式也不同,并且需要不同的用户手册。于是,你又做了区分,现在有六种不同的用户手册。

使用 HR 系统一年后,需要添加新的功能,并且更新用户手册。如果你使用的是传统的文字处理软件,那么你现在必须手动更新六个用户手册,而这需要花费很多工时。三个办公室尚且如此,如果有更多办公室、更多类型的用户和多种格式的文件要发布,那么内容管理很快就会失去控制,既浪费了时间,又可能会出现纰漏。

如果使用单源发布软件,所有内容都保存在一个主源文件中,只需更新一处,输出的用户手册所有版本都会自动更新。

通过将主源文件中的内容标记为仅针对特定用户、办公室或格式,所需内容将自动显示在输出文件中。因此,你不需要维护不同版本的用户手册,并且每次更改内容时都浪费时间更新所有文件,你只需更新主源文件中的相应内容即可。

CSOFT 能提供什么服务?

CSOFT 华也国际的 GC(Global Communications)团队在利用符合行业标准的单源发布软件为国际组织构建内容方面具有丰富经验。我们的专家团队可以帮你克服将内容转移到单源发布软件时遇到的困难,并且避免短期内产生太多变化。创建内容后,我们的专家团队可以帮你管理任何更新或更改的内容,并为最终用户输出正确的内容。

 

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